Föreningsteknik

Marthaföreningar och -distrikt

En förening är en demokratisk sammanslutning då det gäller förvaltning och verksamhet. Det högsta beslutande organet inom en förening är föreningens medlemmar vid årsmötet eller vid föreningsmötet. Det högsta verkställande organet är föreningens styrelse som också bär ansvar för verksamheten.

Alla marthaföreningar och marthadistrikt är egna registrerade föreningar. Detta betyder att föreningarna till exempel har rätt att äga i föreningens namn, kan ingå avtal och anhålla om bidrag. Våra marthakretsar, som alla tillhör en förening, är träffgrupper. En krets kan inte ingå avtal eller vara part vid domstol och det är viktigt att komma ihåg att personer som undertecknat ett beslut eller en handling personligen och solidariskt ansvariga för åtgärderna. 

En del marthaföreningar är medlemmar i ett marthadistrikt. De flesta föreningar hör direkt till Marthaförbundet. Distriktens uppgift är att företräda marthaföreningarna och främja samarbete mellan marthaföreningarna och Marthaförbundet. Distrikten ordnar möten, kurser, studiedagar, utställningar, tävlingar och exkursioner samt ger handledning då man startar nya marthaföreningar/kretsar. Varje distrikt leds av en distriktsstyrelse, som väljs av distriktets årsmöte, som sammankommer senast den 10 mars.

Vid distriktets möte representeras distriktets medlemmar (registrerade marthaföreningar) så att varje marthaförening representeras av ett ombud och en ersättare för varje påbörjat 25 eller 50-tal medlemmar som marthaföreningen har haft vid utgången av det senaste kalenderåret. Varje ombud som är närvarande vid mötet har en röst. Mandattiden i distriktet är högst 8 år.

Patent- och registerstyrelsen (PRS)

Föreningsfriheten hör till de i Finlands grundlag tryggade grundläggande politiska rättigheterna. Patent- och registerstyrelsens enhet för föreningsregisterärenden behandlar föreningarnas grund-, ändrings- och upplösningsanmälningar, utför förhandsgranskningar av föreningars stadgar och stadgeändringar, ger kunderna juridisk rådgivning och framställer utdrag och intyg på basis av olika förteckningar, registret och handlingar.

Du kan elektroniskt lämna in en grundanmälan, en anmälan om ändring av stadgarna, en anmälan om upplösning och anmäla ändrade namntecknare till föreningsregistret. Du kan även anmäla föreningens ändrade adressuppgifter till registret elektroniskt. Du identifierar dig, betalar och undertecknar anmälan med Aktias, lokalandelsbankernas, sparbankernas, Nordeas, OKO-bankens och andelsbankernas eller Sampos bankkoder.

Följande ska alltid anmälas till PRS

• Förändringar i föreningens stadgar
• Utbyte av namntecknarna för föreningen. Bör anmälas efter varje årsmöte där ny ordförande, sekreterare eller kassör valts.
• Sättet att teckna förenings namn.
  
• Upplösning av en förening.

Till PRH

Styrelsen

Styrelsen utgör det högsta verkställande organet inom en förening. Till styrelsens uppgifter hör att sköta föreningens verksamhet i enlighet med stadgarna och årsmötets beslut. Styrelsen handhar också ekonomin, håller kontakt med medlemmarna, dess kretsar och distrikt samt Marthaförbundet.

Det högsta beslutande organet vid en förening är dess medlemmar vid årsmötet. Styrelsen ansvarar för att följa årsmötets beslut. Styrelsen består av ordförande, som väljs på årsmötet för ett år i sänder, första vice ordförande och eventuellt andra vice ordförande, sekreterare, kassör och eventuella andra funktionärer (sekreterare och kassör kan också väljas utanför styrelsen). Styrelsen sammankommer så ofta som det anses behövligt.

Enligt Föreningslagen § 11 är föreningen skyldig att föra en tidsenlig medlemsförteckning över sina medlemmar. Föreningen kan också utesluta medlemmar enligt de villkor som nämns i § 14 i Föreningslagen, dvs en medlem som har underlåtit att fullgöra de förpliktelser som han genom sitt inträde i föreningen har åtagit sig, som genom sitt beteende inom eller utom föreningen avsevärt har skadat denna, eller som inte längre uppfyller de villkor för medlemskap som nämns i lag eller i föreningens stadgar.
under minst två års tid helt har underlåtit att betala sin medlemsavgift (stadgarna § 6).

I beslut om uteslutande skall nämnas från vilken tidpunkt medlemmen mister sitt medlemskap.

Det är viktigt att styrelsen utser en ansvarig för medlemsregistret.  Den registeransvariga bär ansvar för att uppdatera denna förteckning och detta är ytterst viktigt med tanke på medlemsfaktureringen. Marthaförbundets medlemsregister heter Ankkuri.

Ordförande

Föreningens ordförande skall tillsammans med styrelsen sköta föreningens angelägenheter enligt föreningslagen, stadgarna och föreningsmötens direktiv.

Till ordförandes uppgifter hör att

• kalla styrelsen till möte eller ge sekreteraren i uppgift att sammankalla till möte.
• förbereda mötesärendena tillsammans med sekreteraren och andra funktionärer (arbetsutskottet), det vill säga göra upp föredragningslista för mötet.
• fungera som ordförande vid styrelsens möten eller andra möten inom föreningen, där inte någon annan person är utsedd till ordförande.
• representera föreningen utåt.
• ansvara för föreningens ekonomi och rådgöra med kassören om ekonomiska åtgärder.
• göra upp förslag till verksamhetsplan och budget tillsammans med sekreteraren och kassören.
• sammanställa verksamhetsberättelse och bokslut samt framlägga dessa handlingar till styrelsen för vidare befordran till årsmötet.
• följa med föreningens verksamhet såväl inom föreningen som inom kretsarna.
• komma med initiativ och nya idéer.

För att föreningsmedlemmarna ska trivas och verksamheten blomstra är det bra om föreningens ordförande kan delegera olika ansvarsområden till största delen åt föreningens medlemmar. Det är också bra om ordförandeskifte sker med jämna mellanrum och att vice ordförande är informerad om föreningens verksamhet så att hen kan ta över ordföranderollen när det behövs.

Sekreterare

Sekreteraren är tillsammans med ordföranden och kassören den viktigaste funktionären inom föreningen. Det är sekreteraren som ska hålla reda på allt som sker i föreningen och fungera som styrelsens och ordförandes ”kom ihåg”.

Till sekreterarens uppgifter hör att

• tillsammans med ordförande förbereda styrelsens ärenden.
• skriva styrelsens och föreningens protokoll.
• skriva behövliga protokollsutdrag och andra avskrifter och förmedla dem vidare.
• sköta föreningens korrespondens.
• handha föreningens alla handlingar och sköta föreningens arkiv. Den säkraste platsen för förvaring av ett arkiv är kommunens eller stadens allmänna arkivutrymmen, som är brand- och stöldsäkra.
• kontakt med lokal press.
• föra medlemsförteckning (kan också skötas av kassören).
• svara för informationen till medlemmarna.
• sammanställa verksamhetsberättelsen och statistikblanketterna samt göra upp namn- och adresslistor över ordförande, sekreterare och kassör samt övriga styrelsemedlemmar.
• Sekreteraren bör också upprätthålla föreningens medlemsregister.

Kassör

Varje förening eller krets behöver en ekonomiskt kunnig person som kan sköta bokföringen. Kassören bör behärska bokföring och kunna göra ett bokslut. Om det inte finns en sådan person inom styrelsen kan man välja en föreningskassör som står utanför styrelsen. Det är styrelsen som svarar för föreningens ekonomi och kassören är redovisningsskyldig inför styrelsen.

Till kassörens uppgifter hör att

• sköta föreningens bokföring.
• handha föreningens kassa och bankkonton, för vilka hen är lagligen ansvarig.
• sköta betalning av räkningar, som styrelsen och/eller ordförande godkänt.
• sköta indrivningen av medlemsavgifterna.
• sköta medlemsregistret.
• sammanräkna alla konton i bokföringen och göra upp bokslut som styrelsen granskar och godkänner, innan det överlämnas till revisorerna.
• tillsammans med ordförande och sekreterare göra upp förslag till budget inför årsmötet.
• skaffa medel till föreningen i enlighet med de program som uppgjorts.
• sköta föreningens egendom och sköta inventarieförteckningen över egendomen.
• Kassören bör också sköta om att skatteinnehållning, socialskyddsavgifter och pensionsavgifter erläggs för arbetsprestationer.

På webbsidan Föreningsresursen hittar du som kassör mycket hjälp på vägen. Här hittar du modeller för kontoplan, närmare information om verksamhetsgranskning samt hjälp med vad som ska arkiveras hur länge. Ta dig tid att läsa igenom det!

Föreningsresursen

Medlemsregistret Ankkuri

Marthaförbundets medlemsregister heter Ankkuri. Bekanta dig med funktionerna i snabbguiden nedan.

• Snabbguide_ankkuri
• Riktlinjer_registeransvarig

Medlemsregistret Ankkuri

Checklista inför årsmöte (förening) och vårmöte (distrikt)

Marthaföreningar bör hålla sitt årsmöte senast den sista februari, och distrikten håller sitt vårmöte senast den sista mars. Det betyder att alla handlingar bör beredas och färdigställas i början av året. Nedan följer tips och tankar som kan fungera som en liten checklista då ni bereder handlingarna:

• Kallelsen till mötet ska utfärdas på det sätt som omnämns i era stadgar och inom den tidsram som stadgarna stipulerar.
• Medlemmar i föreningen är också den krets ni har under er, så kom ihåg att skicka en kallelse även till kretsmedlemmarna. Kretsarna bör komma ihåg att sända sin verksamhetsberättelse till moderföreningen inom utsatt tid.
• De ärenden som ska behandlas vid mötet finns omnämnda i stadgarna. Om styrelsen väljer att behandla övriga ärenden (utöver de stadgeenliga), bör detta framgå ur kallelsen.
• Förbered mötet i styrelsen: Vem är i tur att avgå i styrelsen, är det någon som inte längre är valbar på grund av full mandatperiod, hur presenteras ärendena på mötet så att alla kan ta del av handlingarna?
• Skynda långsamt vid mötet – ta tillfället i akt och diskutera verksamheten med medlemmarna!

Antalet medlemmar i föreningen/distriktet bör framgå i verksamhetsberättelsen. Observera att statistikuppgifterna tas direkt från medlemsregistret, därför är det viktigt att uppgifterna i registret är korrekta. Kom ihåg att uppdatera medlemsregistret, dels då förändringar sker i styrelsen, dels då medlemmar tillkommer eller vill avgå.

Ombudens roll på vår- och höstmöten

Du som är ombud har en viktig roll under Marthaförbundets vår- och höstmöten. Du har av ditt distrikt fått förtroendet att representera det och föra din förenings eller distrikts talan.

Marthaförbundets högsta beslutande organ är årsmötet. Förbundets årsmöte hålls i april eller maj. Förbundets årsmöte hålls på den ort som föregående möte har slagit fast.

Alla inskrivna medlemmar har rätt att delta i vår- och höstmötet. Varje distrikt representeras av ett ombud för varje påbörjat 200-tal medlemmar (0–199=1 ombud, 200–399=2 ombud etc). Vid en omröstning har endast ombuden rösträtt, medan alla mötesdeltagare har yttranderätt. Eventuella ändringsförslag bör ges av ett ombud och vinna understöd. Ett understött förslag läggs mot centralstyrelsens förslag och ombuden går därefter till omröstning. Varje förening som inte tillhör ett distrikt har rätt att på förbundets möte representeras av ett ombud. Varje marthaförenings ombud som närvarar vid mötet har röster enligt personmedlemsantalet i sin marthaförening. 0–50 ger en röst, 51–100 ger två röster, 101–150 ger tre röster osv.

Som ombud bör du tänka på följande

• Den organisation du representerar ska ha med sig en behörigen undertecknad fullmakt av vilken det framgår vem som representerar organisationen i fråga (på ordförandens ansvar).
• Efter att fullmakten har inlämnats för fullmaktsgranskning får du som ombud ett kuvert med röstsedlar. Mötesmaterialet publiceras på Marthaförbundets hemsida.
• Om det är någon punkt på föredragningslistan du inte vet hur du ska förhålla dig till, fråga din ordförande eller representanter från din sstyrelse.
• Sätt dig på de för ombuden reserverade platserna längst fram i mötessalen.
• Vid en eventuell omröstning, följ de givna anvisningarna.
• Som ombud är det du som röstar, föreslår och godkänner. Läs möteshandlingarna, tala med ditt distrikt och fråga om det är något du undrar över eller vill veta mera om.

Blanketter