Marthaförbundets integritetspolicy
Medlemsregistret
Finland svenska Marthaförbund rf (senare Marthaförbundet) fungerar som företrädare för sina medlemsdistrikt och -föreningar (senare medlemsorganisationer) i samband med insamling av medlemsregisteruppgifter. Avoine Oy levererar vårt medlemsregister.
Både Marthaförbundet och medlemsorganisationerna är personuppgiftsansvariga i förhållande till medlemsregistret. Registret används både av Marthaförbundet och av medlemsorganisationerna för drivandet av verksamheten. Marthaförbundet och medlemsorganisationerna har sinsemellan överenskommit över ansvarsfördelningen gentemot uppgifterna i medlemsregistret.
I medlemsregistret samlar vi in personuppgifter i enlighet med föreningslagen och bokföringslagen samt uppgifter som är av kulturellt och historiskt värde för Marthaförbundet och dess medlemsorganisationer. Registret används också för fakturering av medlemsavgiften i både förbund och medlemsorganisationer.
I registret noteras följande uppgifter:
- Medlemsnummer
- Namn
- Födelsedag
- Adress
- E-post
- Telefon
- Medlemskap, förening- och kretstillhörighet
- Förtroendeuppgifter
- Hedersomnämnanden
- Medlemsavgiftsbetalningsuppgifter
Uppgifter samlas in från den registrerade själv. Från banken får vi betalningsuppgifter och från posten adressuppdateringar samt uppgifter om avlidna. Kopplingen sker via namn, adress och födelsedag.
Medlemsregistret används av den personal som Marthaförbundet har utsett att hantera medlemsregistret, medlemsorganisationernas personuppgiftsansvariga samt organisationernas förtroendevalda. För utskick av medlemstidningen överlåter vi via skyddad förbindelse de aktiva medlemmarnas namn- och adresslista till tidningstryckeriet, Grano Oy.
Marthaförbundet upprätthåller ett medlemsregister eftersom föreningslagen kräver att föreningar har medlemsregister. När vi bestämt hur länge uppgifterna sparas i registret har vi också utgått från lagens krav. Bokföringslagen stipulerar att verifikatsuppgifter sparas i sex år. Efter att medlemskapet upphört förvarar vi medlemsuppgifterna för medlemmar som innehaft förtroendeuppdrag eller erhållit hedersomnämnanden fortsättningsvis för kulturella och historiska ändamål i Marthaförbundets arkiv. Gällande medlemmar som innehaft förtroendeuppdrag sparar vi endast namn, datum, förtroendeuppdrag och organisation och för hedersomnämnanden sparar vi namn, hedersomnämnde, datum och kommentar. Övriga medlemmars alla uppgifter förstörs efter sex år. Därefter lagras de ännu sex månader på en säkerhetskopia hos Avoine Oy.
Medlemmens rättigheter
Medlemmen har rätt till ett registerutdrag där det framgår vilka uppgifter som har lagrats i medlemsregistret. Utdraget erhålls skriftligen per e-post eller brevledes inom en månad genom att kontakta Finlands svenska Marthaförbund rf, Marika Danielsson, tfn 044 735 4971.
Medlemmen har rätt att korrigera sina uppgifter genom att kontakta sin egen förening eller Finlands svenska Marthaförbund rf. Även medlemsföreningarna ber medlemmarna kontrollera sina uppgifter årligen och skickar i samband med detta centralt in ändringar till medlemsregistret.
En medlem som inte längre vill ha sina uppgifter i medlemsregistret kan vara i kontakt med Finlands svenska Marthaförbund rf, Marika Danielsson, tfn 044 735 4971. Medlemmen har rätt att få sina uppgifter raderade med begränsning av bokföringslagen, det vill säga som grundregel sex år efter utträde ur föreningen.
En person vars uppgifter finns i medlemsregistret har rätt att klaga på Marthaförbundets och / eller medlemsföreningens hantering av dennes uppgifter genom att skicka in en klagan till Dataskyddsombudsmannen. www.tietosuoja.fi