Tillbaka

FÖRENINGSTEKNIK

Marthaföreningar och -distrikt

En förening är en demokratisk sammanslutning då det gäller förvaltning och verksamet. Det högsta beslutande organet inom en förening är föreningens medlemmar vid årsmötet eller vid föreningsmötet. Det högsta verkställande organet är föreningens styrelse som också bär ansvar för verksamheten.

Alla marthaföreningar och marthadistrikt är egna registrerade föreningar. Detta betyder att föreningarna till exempel har rätt att äga i föreningens namn, kan ingå avtal och anhålla om bidrag. Våra marthakretsar, som alla tillhör en förening, är sk oregistrerade föreningar. En oregistrerad förening kan inte ingå avtal eller vara part vid domstol och det är viktigt att komma ihåg att personer som undertecknat ett beslut eller en handling personligen och solidariskt ansvariga för åtgärderna. Oregistrerade föreningar är dock skyldiga att följa föreningslagen.

Alla marthaföreningar är medlemmar i ett marthadistrikt. Dess uppgift är att företräda marthaföreningarna och främja samarbete mellan marthaföreningarna och Marthaförbundet.
Distrikten ordnar möten, kurser, studiedagar, utställningar, tävlingar och exkursioner samt ger handledning då man startar nya marthaföreningar/kretsar.
Varje distrikt leds av en distriktsstyrelse, som väljs av distriktets årsmöte, som sammankommer senast den 10 mars.

Vid distriktets möte representeras distriktets medlemmar (registrerade marthaföreningar) så, att varje marthaförening representeras av ett ombud och en ersättare för varje påbörjat 25-tal medlemmar som marthaföreningen har haft vid utgången av det senaste kalenderåret. Varje ombud som är närvarande vid mötet har en röst.

Mandattiden i distriktet är högst 8 år.

Patent- och registerstyrelsen (PRH)

Föreningsfriheten hör till de i Finlands grundlag tryggade grundläggande politiska rättigheterna.Patent- och registerstyrelsens enhet för föreningsregisterärenden behandlar föreningarnas grund-, ändrings- och upplösningsanmälningar, utför förhandsgranskningar av föreningars stadgar och stadgeändringar, ger kunderna juridisk rådgivning och framställer utdrag och intyg på basis av olika förteckningar, registret och handlingar.

Du kan elektroniskt lämna in en grundanmälan, en anmälan om ändring av stadgarna, en anmälan om upplösning och anmäla ändrade namntecknare till föreningsregistret. Du kan även anmäla föreningens ändrade adressuppgifter till registret elektroniskt. Du identifierar dig, betalar och undertecknar anmälan med Aktias, lokalandelsbankernas, sparbankernas, Nordeas, OKO-bankens och andelsbankernas eller Sampos bankkoder.

Följande skall ALLTID anmälas till PRH:

Förändringar i föreningens stadgar
Utbyte av namntecknarna för föreningen. Bör anmälas efter varje årsmöte där ny ordförande, sekreterare eller kassör valts.
Sättet att teckna föreningens namn.
Upplösning av en förening.

Styrelsen

Styrelsen utgör det högsta verkställande organet inom en förening. Till styrelsens uppgifter hör att sköta föreningens verksamhet i enlighet med stadgarna och årsmötets beslut. Styrelsen handhar också ekonomin, håller kontakt med medlemmarna, dess kretsar och distrikt samt Marthaförbundet.

Det högsta beslutande organet vid en förening är dess medlemmar vid årsmötet. Styrelsen ansvarar för att följa årsmötets beslut.Styrelsen består av ordförande, som väljs på årsmötet för ett år i sänder, första vice ordförande och eventuellt andra vice ordförande, sekreterare, kassör och eventuella andra funktionärer (sekreterare och kassör kan också väljas utanför styrelsen). Styrelsen sammankommer så ofta som det anses behövligt.

Enligt Föreningslagen § 11 är föreningen skyldig att föra en tidsenlig medlemsförteckning över sina medlemmar. Föreningen kan också utesluta medlemmar enligt de villkor som nämns i § 14 i Föreningslagen, dvs en medlem som

har underlåtit att fullgöra de förpliktelser som han genom sitt inträde i föreningen har åtagit sig, som genom sitt beteende inom eller utom föreningen avsevärt har skadat denna, eller som inte längre uppfyller de villkor för medlemskap som nämns i lag eller i föreningens stadgar.
under minst två års tid helt har underlåtit att betala sin medlemsavgift (stadgarna § 6).

I beslut om uteslutande skall nämnas från vilken tidpunkt medlemmen mister sitt medlemskap.

Det är viktigt att styrelsen utser en ansvarig för medlemsregistret. I slutet av året sänder Marthaförbundet alla förenings- och kretsordförande en förteckning över föreningens medlemmar. Den registeransvariga bär ansvar för att uppdatera denna förteckning och detta är ytterst viktigt med tanke på medlemsfaktureringen. Marthaförbundets medlemsregister heter Ankkuri.

Ordförande

Föreningens ordförande skall tillsammans med styrelsen sköta föreningens angelägenheter enligt föreningslagen, stadgarna och föreningsmötens direktiv.

Ordföranden har till uppgift att

  • kalla styrelsen till möte eller ge sekreteraren i uppgift att sammankalla till möte
  • förbereda mötesärendena tillsammans med sekreteraren och andra funktionärer (arbetsutskottet), d.v.s. göra upp föredragningslista för mötet
  • fungera som ordförande vid styrelsens möten eller andra möten inom föreningen, där inte någon annan person är utsedd till ordförande
  • representera föreningen utåt
  • ansvara för föreningens ekonomi och rådgöra med kassören om ekonomiska åtgärder
  • göra upp förslag till verksamhetsplan och budget tillsammans med sekreteraren och kassören
  • sammanställa verksamhetsberättelse och bokslut samt framlägga dessa handlingar till styrelsen för vidare befordran till årsmötet
  • följa med föreningens verksamhet såväl inom föreningen som inom kretsarna
  • komma med initiativ och nya idéer

För att föreningsmedlemmarna skall trivas och verksamheten blomstra är det bra om föreningens ordförande kan delegera olika ansvarsområden till största delen åt föreningens medlemmar. Det är också bra om ordförandeskifte sker med jämna mellanrum och att vice ordförande är informerad om föreningens verksamhet så att hen kan ta över ordföranderollen när det behövs.

Sekreterare

Sekreteraren är tillsammans med ordföranden och kassören den viktigaste funktionären inom föreningen. Det är sekreteraren som skall hålla reda på allt som sker i föreningen och fungera som styrelsens och ordförandes ”kom ihåg”.

Till sekreterarens uppgifter hör att:

  • tillsammans med ordförande förbereda styrelsens ärenden
  • skriva styrelsens och föreningens protokoll
  • skriva behövliga protokollsutdrag och andra avskrifter och förmedla dem vidare
  • sköta föreningens korrespondens
  • handha föreningens alla handlingar och sköta föreningens arkiv. Den säkraste platsen för förvaring av ett arkiv är kommunens eller stadens allmänna arkivutrymmen, som är brand- och stöldsäkra.
  • sända nyheter och meddelanden till pressen
  • föra medlemsförteckning (kan också skötas av kassören)
  • svara för informationen till medlemmarna
  • sammanställa verksamhetsberättelsen och statistikblanketterna samt göra upp namn- och adresslistor över ordförande, sekreterare och kassör samt övriga styrelsemedlemmar.
  • Sekreteraren bör också upprätthålla föreningens medlemsregister.

Kassör

Varje förening eller krets behöver en ekonomiskt kunnig person som kan sköta bokföringen. Kassören bör behärska bokföring och kunna göra ett bokslut. Om det inte finns en sådan person inom styrelsen kan man välja en föreningskassör som står utanför styrelsen. Det är styrelsen som svarar för föreningens ekonomi och kassören är redovisningsskyldig inför styrelsen.

Till kassörens uppgifter hör att:

  • sköta föreningens bokföring
  • handha föreningens kassa och bankkonton, för vilka hon är lagligen ansvarig
  • sköta betalning av räkningar, som styrelsen och/eller ordförande godkänt
  • sköta indrivningen av medlemsavgifterna
  • sköta medlemskartoteket
  • sammanräkna alla konton i bokföringen och göra upp bokslut som styrelsen granskar och godkänner, innan det överlämnas till revisorerna tillsammans med ordförande och sekreterare göra upp förslag till budget inför årsmötet
  • skaffa medel till föreningen i enlighet med de program som uppgjorts
  • sköta föreningens egendom och sköta inventarieförteckningen över egendomen
  • Kassören bör också dessutom sköta om att skatteinnehållning, socialskyddsavgifter och pensionsavgifter erläggs för arbetsprestationer.

Föreningsresursen hittar du som kassör mycket hjälp på vägen. Här hittar du modeller för kontoplan, närmare information om verksamhetsgranskning samt hjälp med vad som skall arkiveras hur länge. Ta dig tid att läsa igenom det!